1 november 2012 -

 

Succes is een rekbaar begrip! Wat de een ervaart als een succes ervaart de ander als een mislukking. Als alleen de projectmanager en zijn team de maatstaven bepalen zouden veel projecten succesvol zijn. De praktijk is echter weerbarstiger. De meeste projecten hebben een omgeving, een context. Een project is dus niet alleen een tijdelijke organisatie om iets neer zetten ten faveure van de projectmanager en het projectteam zelf. Zelfgenoegzaamheid is in dit opzicht een slechte leidraad. Wat is het resultaat waard als alleen zij tevreden zijn? We hebben toch onze doelen bereikt? We hebben toch onze business case overeind kunnen houden? We hebben toch op tijd opgeleverd wat was afgesproken...? En inderdaad: alles klopt! Maar was het project ook een succes? Zeventig procent van de ICT projecten verloopt niet goed!

 

Centraal in dit betoog staat de vraag: Wat is dan succes? Nu kom ik op een gebied waar meningen over kunnen verschillen. De beantwoording van deze vraag is (bijna) filosofisch van aard. Ik wil de discussie in dit artikel niet opnieuw aanzwengelen. Je mag best met mij op inhoudelijke gronden van mening verschillen.

 

Mijn beantwoording heeft vooral een praktische invalshoek, gebaseerd op eigen ervaringen:

 

Een project is succesvol als:

 

     1. de key stakeholders het project kwalificeren als een succes en

 

     2. het resultaat voldoende blijvende waarde heeft.

 

 Het succes is dus altijd achteraf, na oplevering, vast te stellen. Dat is dus ook de onzekerheid waarmee bijvoorbeeld de projectmanager gedurende zijn project te maken heeft.

 

Zoals ik al begonnen ben heeft een project, als organisatievorm, een omgeving, context. Hoe goed een project ook wordt ingericht, als het niets uitwisselt met z’n omgeving, kan er later nooit sprake zijn van een succes. Zolang er niet effectief gecommuniceerd wordt met alle relevante stakeholders wordt er niets bereikt. Begin dus altijd op tijd met een goed opgezette en uitgevoerde stakeholderanalyse. Dus: Wie heeft er belangen? (Denk aan: opdrachtgever, sponsoren, klanten, gebruikers, belangenorganisaties, leveranciers, afnemers, managers en directie). In welke mate? Hoe moeten ze worden betrokken: informeren, raadplegen of betrekken (deelnemen)? De volgende stap is een goed communicatieplan schrijven. Dus: wie, wat, wanneer en hoe. Eigenlijk niets nieuws voor hen die bekend zijn met de projectmanagementstandaarden.

 

Een niet onbelangrijk aandachtspunt is dat, naar mate het project vordert, er natuurlijk ook regelmatig, volgens plan wordt gecommuniceerd. De meeste stakeholders vinden iets van het project. Als er van meet af aan niet of onvoldoende met ze wordt gecommuniceerd en ze dus in het ongewisse blijven over de vorderingen is één ding zeker: ze zullen niet positief gestemd zijn over het project. Succes is dan al bijna niet meer haalbaar, ook al worden alle doelen gehaald. Bedenk ook dat stakeholders standpunten en meningen met elkaar kunnen delen en dat ze elkaar beïnvloeden. Dat betekent dat het nodig is om niet af te gaan op slechts één mening, standpunt, maar dat met regelmaat de groep van stakeholders wordt gepeild. Soms is het ook een kwestie van goed organiseren. Laat de business voldoende vertegenwoordigd zijn in de stuurgroep!

 

Communicatie omvat over het algemeen, afhankelijk van de belangen, meer dan alleen informeren. Denk aan:

  • Creëren van bewustzijn;
  • Winnen van vertrouwen;
  • Betrokkenheid tonen en houden;
  • Promotie;
  • Tweeweg-communicatie, dialoog, feeback vragen;
  • Kennisuitwisseling;
  • Afstemmen verwachtingen.

Als uiteindelijk het projectresultaat is opgeleverd is een goede evaluatie onmisbaar. Het is heel waardevol om de processen en resultaten achteraf met het projectteam te beoordelen. De objectiviteit blijft gewaarborgd als de evaluatie wordt georganiseerd en gefaciliteerd door iemand die onafhankelijk is, buiten het project staat. Om het projectsucces te meten is er echter meer nodig. Confronteer stakeholders met het bereikte projectresultaat en laat ze hun mening ventileren. Als de communicatie met ze goed verzorgd is geweest verneem je niets nieuws. Je wist het allemaal al!

 

Mocht je helmaal overtuigd willen zijn van het projectsucces, vraag dan veel later, na oplevering, of het projectresultaat nog steeds van waarde is. Pas dan, als dit wordt bevestigd, is er sprake van een succesvol project! Durf je nog terug te gaan naar dezelfde opdrachtgever?

 
 

Harry Wiggers,

Quality Upgrade.

Reacties  

 
# Maricela 10-06-2017 22:45
Thanks for finally writing about >Slagingskans projecten in eigen hand?
 

Plaats reactie


Beveiligingscode
Vernieuwen