24 april 2013 -

De weg naar meer kwaliteit en betere performance…

 

Wie durft er terug te kijken bij de afsluiting van een project? Alle focus was op het eindresultaat, enkele teamleden zijn al bezig met een volgend project en het resultaat is overgedragen. En, oh ja, het project moet nog geëvalueerd worden… Tenminste, dat is dan een verplichte activiteit. Maar ja, er is al zoveel vertraging geweest en er is nog wat nazorg. Voor een goede nabeschouwing is sowieso geen tijd. Tijd is immers geld. De opdrachtgever zwijgt. Als zo’n scenario in projectenorganisaties gemeengoed is geworden, is er echt iets mis. Wat wordt er nu geleerd?

 

SAF2 281640001 s

 

Een goede projectevaluatie is volgens mij een must. Wie niet evalueert zal nooit leren! En eerlijk gezegd: het kan altijd beter! Dat is toch de uitdaging van alle betrokkenen!

 

 

Vijf aandachtpunten

 

Let bij het evalueren eens op de volgende vijf punten:

 

1. Deelname. Probeer zoveel mogelijk verschillende partijen mee te krijgen. Dus de opdrachtgever, de projectmanager met zijn team, (vertegenwoordigers van) klanten en leveranciers, toekomstige gebruikers, enz.

 

2. Openheid. Het helpt als alle deelnemers zich kwetsbaar durven op te stellen en openheid van zaken geven. Zowel over het functioneren van anderen als over de persoon in kwestie zelf. Begin altijd bij jezelf.

 

3. Voldoende tijd inplannen. Een goeden evaluatie neemt tijd in beslag. Een project van meer dan een half jaar kan onmogelijk in een sessie van één uur worden geëvalueerd.

 

4. Evenwichtigheid. Als er alleen focus is op wat er fout is gegaan verwordt evalueren al gauw tot het afrekenen van individuen. Wie zijn de slachtoffers? Daar is niemand mee gebaat. Dus ook: Wat ging er juist goed?

 

5. Rapportage. Wie krijgt wat te zien van de evaluatie? Enige voorzichtigheid is geboden bij het vermelden van namen in rapportages. Evalueren heeft niets te maken met bijvoorbeeld het beoordelen van iemands functioneren. Dat hoort thuis in de relatie tussen medewerker en manager.

 

Wees ook voorzichtig met wat er naar klanten gaat. Overleg altijd met de deelnemers wie de verslaglegging onder ogen zullen krijgen, zonder dat dit ten koste gaat van onderlinge openheid.

 

Voor het evalueren van projecten bestaat geen standaard aanpak. Uit ervaring weet ik dat de organisatie ervan het beste kan worden uitbesteed. Hoewel de projectmanager de eerstverantwoordelijke is, is het verstandig om daarvoor iemand buiten de kring van direct betrokkenen te kiezen. Iemand die onbevooroordeeld is en die de rol van facilitator goed kan invullen.

 

 

Een aanpak

 

Ik weet dat in praktijk de volgende wijze van evalueren goed werkt.

 

Verzend in de voorbereidingsfase een vragenlijst aan de deelnemers. Open vragen, die betrekking hebben op het proces, het resultaat en de bijdrage daaraan door de betrokkene. Ieder van de deelnemers heeft zo de tijd om zich er gedachten over te vormen en zich goed voor te bereiden. De antwoorden worden vervolgens verzameld , anoniem gemaakt, gecategoriseerd en wederom verspreid aan de deelnemers. Deze kan als leidraad voor de evaluatiesessie dienen. Het is vervolgens aan de facilitator om de evaluatiesessie in te plannen, een agenda op te stellen en de deelnemers uit te nodigen. De facilitator zit de meeting voor en draagt er zorg voor dat alle onderwerpen aan de orde komen en de deelnemers alle gelegenheid krijgen inhoudelijk bij te dragen. Deze persoon zorgt ook voor de verslaggeving en het rapport. Hierin moet op z´n minst worden vermeld wat er goed en fout ging, de lessons learned en de aanbevelingen. De documenten worden vervolgens verzonden en gearchiveerd.

 

Nog een tip:

 

Vergeet niet de risico’s, opgetreden issues en de wijze van afhandeling ervan te evalueren. Andere (toekomstige) projecten kunnen daar baat bij hebben.

 

Neem in alle vrijblijvendheid contact met mij op als je meer wilt weten over evalueren en over het faciliteren ervan.

 

Harry Wiggers.

Plaats reactie


Beveiligingscode
Vernieuwen