6 juni 2013 - Sommige werkezels kunnen niet anders. Ze krijgen veel werk naar zich toegeschoven en doen dat zonder weerwoord. Zolang het er nog bij kan is dat geen probleem. Er zijn echter grenzen. Zij die die grenzen niet kennen lopen vast. Een beetje assertiviteit mag best. Al was het maar uit eigen belang. Dus een “nee” betekent: “Misschien de volgende keer, maar mijn agenda is nú vol”!

 

Een manager laat het merendeel van het werk uitvoeren. Maar, oh wee als het zo belangrijk is dat alleen hij of zij zelf die taak denkt goed uit te kunnen uitvoeren. Dat gaat goed zolang het er allemaal nog bij kan. Echter, zo gauw die ruimte er niet meer is loopt hij of zij vast.

 

variete FreddyKenton1

 

 

Waarom hebben sommige managers veel moeite met delegeren?

 

Daarvoor zijn verschillende redenen:

1. Ze zijn control freak. Als een manager een deel van z’n verantwoordelijkheid aan iemand anders geeft zou dat het gevoel opwekken dat het z’n positie zou kunnen ondermijnen.

 

2. Ze weten niet hoe te delegeren. Ze hebben dat in het verleden weleens uitgeprobeerd, maar waren niet tevreden over het resultaat. Ze voerden het werk wel uit, maar dat was niet precies wat bedoeld werd. Richtlijnen, tijdlijnen, kwaliteitseisen of andere criteria werden niet of onvoldoende meegegeven.

 

3. Ze zijn zelf onzeker. Als ze de taken overdragen aan anderen moeten ze uitleggen wat de bedoeling is en daar voelen ze zich niet erg senang bij.

 

 

Waarom is het kunnen delegeren zo belangrijk?

 

Als projectmanager moet je echt vrij van ieder twijfel zijn om te kunnen delegeren. Je hebt het projectplan geschreven en nu je verantwoordelijk bent voor de uitvoering weet je dat je niet alles alleen aankunt. Je bent verantwoordelijk voor het managen van de projectmanagementprocessen en daar heb je, normaal gesproken, je handen aan vol. Dus je zult wel moeten delegeren.

 

Om effectief taken te delegeren kunnen de volgende zes stappen worden doorlopen:

1. Wees precies. Misverstanden komen snel voor in de informatieoverdracht. Iedere vaagheid of dubbelzinnigheid kan later leiden tot teleurstellingen. Het is jammer als je daar pas veel later achterkomt. Een goed idee is om checks in te bouwen wanneer de opdracht wordt verleend. Laat de persoon in eigen woorden herhalen wat je hebt opgedragen en corrigeer wanneer nodig.

 

2. Kies de juiste persoon. Wees er zeker van dat de persoon die de taken opgedragen krijgt voldoende capabel is om ze zelfstandig uit te voeren. Dat heeft natuurlijk met voldoende kennis en ervaring te maken, maar ook met voldoende toewijding. “Ja” zeggen tegen een taak betekent ook dat je je verantwoordelijk stelt voor de deugdelijke uitvoering ervan.

 

3. Markeer het moment. In een persoonlijk contact kun je aan elkaar uitwisselen of de opgedragen taken duidelijk zijn, inclusief de tijdlijnen; de mijlpalen en de gewenste rapportages en of er nog iets extra’s nodig is. Zet eventueel - zeer aan te bevelen – alles op papier en laat het wederom schriftelijk bevestigen.

 

4. Stel jezelf beschikbaar. Maak expliciet duidelijk dat je jezelf beschikbaar stelt voor vragen. Hiermee creëer je betrokkenheid en schep je een vertrouwensband.

 

5. Zorg voor follow-up. Laat je zo nu en dan zien en vraag naar de voortgang of vraag of alles duidelijk is.

 

6. Laat geen gras groeien over voorkomende problemen. Zorg dat je zo vroeg mogelijk betrokken bent bij problemen gedurende de uitvoering van gedelegeerde taken. Kom met oplossingen.

 

Leren doe je vooral door te doen. Delegeren laat je groeien in het vak van projectmanagement.

 

Harry Wiggers,

Quality Upgrade.

Plaats reactie


Beveiligingscode
Vernieuwen