10 december 2013 - Ieder jaareinde begint weer het hele circus. Iedereen moet worden beoordeeld. De meeste managers (en dito medewerkers) worden in deze tijd zenuwachtig. Hoe zal ik Jan en Marie dit jaar gaan beoordelen? Het in te vullen formulier heeft al meer vaste onderdelen dan vorig jaar. En de toelichting is alweer langer.

 

Random Numerals 4551661726 s

 

Veel managers hebben het vooral aan het einde van het jaar extra druk met het opstellen van de nieuwe jaarplannen en met het behalen van goede decemberresultaten, die de teleurstellingen van de afgelopen 11 maanden weer goed moeten gaan maken. Ze raffelen de voorbereiding de avond voor de ingeplande beoordelingsgesprekken even snel af. De rest komt morgen wel. Mocht de manager verantwoordelijkheid dragen voor het functioneren van medewerkers in projecten, dan gaat hem of haar dit ritueel minder makkelijk af. Meestal weten ze heel goed hoe de projecten zijn verlopen, maar hebben ze geen idee hoe Jan of Marie hebben gefunctioneerd in de projecten. Ze betrekken dan de projectmanagers erbij. Echter, omdat de projectmanagers, die de resources te leen hebben gehad, niet de beschikking hebben over de personeelsdossiers, hebben ze geen historische context en hebben ze dus geen weet van ieders persoonlijke ontwikkeling. Ze moeten er maar een slag naar slaan of meer informatie inwinnen.  De manager  kan lekker achterover leunen, want als er bezwaren over de beoordeling zijn kan hij of zij (terug)verwijzen naar de projectmanager.

 

Wat een gedoe zou je zeggen. Maar bedenk wel dat de medewerkers er veel belang aan hechten. Deels omdat ze er financieel op vooruit willen gaan en deels omdat ze het gevoel willen hebben dat hun functioneren wordt gewaardeerd. Dus voldoende tijd vrijmaken en zorgvuldigheid tellen!

 

De meest opmerkelijke beoordeling over mijn projectmanagerschap heb ik lang geleden mee mogen maken. Ik vind het beslist het vermelden waard en een mooi voorbeeld van hoe je het zou moeten aanpakken. Laat ik beginnen met het idee dat een eindejaarsbeoordeling geen momentopname is maar een beoordeling over een heel jaar, ook al is de beoordeling een ijkpunt in de tijd.  Dat principe had mijn manager goed begrepen. Het gesprek was zeer kort. Het kwam erop neer dat we een heel jaar lang voldoende contact hebben gehad om te kunnen zeggen wat we van elkaar vonden. Zo kreeg ik regelmatig aanwijzingen, adviezen, aanmoedigingen over mijn functioneren en werden mijn leermomenten tijdig besproken. Wat hij op het beoordelingsformulier had ingevuld was zeer kort, omdat alles al eens een keer uitgewisseld was. Hij wees me nog op een aantal verbeterpunten (die ik al kende en waar ik al mee bezig was) en gaf ook ruimtelijke toe dat bepaalde facetten van mijn functioneren onveranderbaar waren, omdat ze bij de aard van mijn persoon horen. Verder kwam hij tot een goede vertaling naar de financiële consequenties. Helder en transparant. Prima toch! In 15 minuten klaar!

 

Deze wijze van beoordelen heb ik later ook zoveel mogelijk als projectmanager en als manager toegepast. Natuurlijk is het wel zo dat je veel contact met je mensen moet hebben gehad. Maar dat heb ik altijd als van vanzelfsprekend gevonden. En mocht je denken dat dit alleen maar kan als het gaat over gemiddeld tot bovenmatig presteren, dan heb je het mis. Ook bij slecht functioneren hoeft het beoordelen niet lang te duren, tenzij je er natuurlijk vergaande consequentie aan verbindt. En zelfs dan zijn er - hopelijk - verschillende waarschuwingen aan vooraf gegaan.

 

Vaak denk ik: “Wat is dat nou toch onverstandig om alles van een heel jaar op te sparen en dan in een gesprek rond het jaareinde al je gal te spuwen. Dat kan toch anders…” Als je jouw autoriteit wilt laten gelden alleen maar omdat je aan het jaareinde kunt afrekenen, dan functioneer jezelf als (project)manager niet goed. Verrassingen zijn beslist niet nodig en boezemen alleen maar angst in.

 

Meer weten over beoordelen en beoordelingstechnieken? Stel jouw vragen aan mij.

 

Harry Wiggers,

Quality Upgrade.

Plaats reactie


Beveiligingscode
Vernieuwen